Cały proces składa się z kilku etapów, od utworzenia struktury organizacyjnej i dodanie produktów, po dodanie sprzedaży i finalnie rozliczenie prowizji.
Przejście do kolejnego etapu jest często możliwe bez zakończenia poprzedniego, ale zalecamy kolejność opisaną poniżej, ponieważ zaległości z poprzednich etapów mogą wpłynąć na pojawienie się nieprawidłowości w końcowych krokach procesu.
Etap I - Stworzenie struktury organizacyjnej
Aby kompleksowo przejść proces od początku do końca, w pierwszym kroku należy odtworzyć strukturę zespołu. Można to zrobić na dwa sposoby. Pierwszy z nich, to dodanie kolejnych współpracowników manualnie. Ten sposób opisujemy w osobnej instrukcji: Jak dodać nowych członków zespołu?
Drugi sposób to wykonanie importu współpracowników, dzięki któremu za jednym razem można dodać całą strukturę. Jedyne co musisz zrobić to przygotować plik z danymi, które chciałbyś przenieść. Jeśli chcesz się zapoznać z tym sposobem, zobacz artykuł: W jaki sposób utworzyć strukturę organizacyjną?
Etap II - Stworzenie bazy produktów
W drugim etapie należy dodać produkty do systemu, które podobnie jak pozostałe elementy w systemie można dodać ręcznie lub poprzez import.
Manualne dodanie produktu zazwyczaj odbywa się poprzez stworzenie listy rodzajów produktów, dodanie producentów, a następnie samego produktu. Opisujemy ten proces tutaj: Jak dodać nowy produkt?
Tak jak w przypadku pracowników, tutaj również można przejść tę operację poprzez import produktów.
W tym celu należy przygotować plik w formacie CSV, który powinien zawierać dane minimum takie jak: rodzaj produktu, producent oraz nazwa produktu. Sam plik może zawierać więcej danych np. dotyczących prowizji, wznowień czy identyfikator produktu.
Odpowiednie mapowanie pól w ramach importu pozwoli Ci za jednym razem wprowadzić wszystkie dane o produkcie. Jeśli preferujesz ten sposób dodania produktów, zapoznaj się z instrukcją: Jak zaimportować produkty do systemu?
Pozostałe artykuły na temat produktów to m.in.:
Etap III - Dodanie sprzedaży i kontaktów
W kolejnym kroku należy przejść do przeniesienia swojej sprzedaży do CRM.
Metodą wybieraną najczęściej jest import, z uwagi wygodę i szybkość, z jaką wiele danych można dodać w krótkim czasie.
Możesz przenieść samą sprzedaż: W jaki sposób wykonać import sprzedaży? lub sprzedaż wraz z bazą kontaktów: Jak podczas importu sprzedaży przeprowadzić powiązanie osób i firm?
Po wrzuceniu danych z poprzednich etapów oraz danych sprzedażowych, w tym dane osób i firm, na tym etapie w systemie powinien być już komplet informacji, które pozwalają przejść do kolejnego etapu procesu.
Etap IV - Ustawienia prowizji - przegląd
Przed wykonaniem importu prowizji, możesz przejrzeć ustawienia prowizji i planowane wartości. Możesz to zrobić w kilku miejscach.
Jeśli w imporcie produktów, nie zostały dodane informacje na temat prowizji dla produktu, możesz to ustawić dla każdego indywidualnie lub masowo. Szerzej opisujemy to tutaj: Ustawienia prowizji dla produktu.
Dla każdej sprzedaży, w ramach karty w CRM jest możliwe, aby podejrzeć rozkład procentowy oraz kwotowy planowanej prowizji, lub dokonać zmian. Dane są wyświetlane indywidualnie na kartach lub zbiorczo na tabeli sprzedaży.
Jeżeli takie informacje są dla Ciebie interesujące, więcej szczegółów znajdziesz w osobnym artykule: Widok prowizji na karcie i tabeli sprzedaży.
Etap V - Import pliku prowizyjnego i wypłata wynagrodzeń
W części przypadków import pliku z prowizjami nie jest konieczny, jeśli manualnie oznaczasz wpłaty płatności za sprzedaże.
W przypadku, gdy otrzymujesz plik z rozliczeniem od towarzystw, konieczny będzie import prowizji. Bardzo często dane zawierające informacje o opłaconej racie lub wysokości wpłaty są zawarte również w pliku, który jest używany do importu sprzedaży, więc wystarczy użyć ponownie tego samego dokumentu, tylko zmapować nieco inne pola.
Niezależnie od tego, czy w Twoim przypadku wpłaty są zaznaczane bezpośrednio w CRM, czy importujesz plik sprzedażowy lub plik prowizyjny, sposoby na przejście tego etapu zawarliśmy w artykule: W jaki sposób wygenerować wynagrodzenia?
Mimo że cały proces od początku do końca może wydawać się skomplikowany, to każde kolejne rozliczenie będzie przebiegało sprawniej, ponieważ wszystkie importy mają możliwość zapisywania układu pól z pliku jako szablon, więc całość będzie sprowadzała się do wrzucania plików oraz ewentualnej weryfikacji poprawności zaczytanych danych, co z łatwością da się zrobić na raporcie historii importu.
Jeśli chciałbyś się zapoznać z kompleksowym omówieniem procesu, przejdź do materiału wideo, w którym ekspert Berg System omawia zasady działania modułu.