W instrukcji zostanie opisany proces tworzenia klienta z jednoczesnym dodaniem do wskazanego procesu sprzedaży, przez Zapiera.
Utworzony Zap będzie odbierał dane z formularza Google, a następnie tworzy nowy kontakt w CRM wraz z powiązaną szansą sprzedaży lub leadem.
Aby móc skorzystać z tej instrukcji, Twój system musi mieć wykonaną integrację z Zapierem. Jeśli jeszcze takiej nie masz, zajrzyj do tej instrukcji: Integracja Berg System z Zapier.
Na początek przejdź na stronę Zapiera i zaloguj się na swoje konto, a następnie kliknij przycisk Zap, aby rozpocząć proces dodawania.
Krok 1
Po kliknięciu w przycisk dodawania zapa, zostanie wyświetlony schemat, na którym ułożysz przepływ akcji. W pierwszym kroku kliknij w Trigger.
Następnie w wyświetlonym oknie wyszukaj i kliknij Google Forms.
Po wybraniu tej opcji z boku ekranu pojawi się box dedykowany dla akcji z Google Forms. W polu Trigger event wybierz New Form Response.
W kolejnym polu konieczne będzie zalogowanie się na konto Google.
Po kliknięciu w Account zostanie wyświetlone nowe okno, w którym należy się zalogować.
Po połączeniu konta Google kliknij Continue, aby przejść do kolejnego kroku.
Z listy formularzy (Form) wybierz ten, który Ciebie interesuje, a następnie kliknij ponownie Continue.
Kliknij Test trigger i wybierz jedną z dostępnych odpowiedzi formularza, a następnie kliknij Continue with selected records.
Następnie powinno się automatycznie otworzyć okno dodawania akcji kroku 2.
Krok 2
W wyszukiwarce dodawania akcji kroku 2 wpisz Berg System i wybierz wersje bez dodatkowego opisu (bez numeru wersji).
Następnie w polu Action event wskaż opcję Create Customer.
Po tym, w polu Account wskaż zintegrowane z Zapierem konto Berg System. W ramach konfiguracji należy wskazać i uzupełnić wymagane pola z Berg System.
Firstname — imię z Google Forms,
Lastname — nazwisko z Google Forms,
Email - email z Google Forms (opcjonalnie),
Phone - telefon z Google Forms (opcjonalnie),
Employee ID — ID opiekuna/pracownika z Berg System — jeśli nie chcesz wskazywać konkretnego użytkownika do szansy, przypisz użytkownika o ID 1.
Po wskazaniu danych we właściwych polach kliknij Continue.
Podpowiedź
ID opiekuna znajdziesz na widoku Zespół Tabela w kolumnie ID.
Jeśli nie widzisz takiego pola lub kolumny, sprawdź w Zarządzaniu polami, czy jest aktywne.
Następnie, w kolejnym kroku klikamy przycisk Test step.
Jeżeli dane są poprawne i np. nie znajdują się już w CRM, test powinien przejść prawidłowo i wysłać tego klienta do naszego systemu (na tym etapie możemy sprawdzić, czy wszystkie dane przeniosły się poprawnie).
Jeżeli chcemy dla tego klienta dodatkowo utworzyć szanse sprzedaży w naszym systemie, to wykonujemy dodatkowo czynności z Kroku 3. W przeciwnym razie klikamy przycisk klikamy Publish.
Krok 3
Klikamy na Plusik, aby dodać nową akcję (krok) w ramach dodawanego procesu.
Podobnie jak w poprzednim kroku, należy jako App wybrać aplikację Berg System, a spośród dostępnych akcji w Action event wybierz Create Sale Opportunity.
Konto użyte w poprzedni kroku zostanie powiązane automatycznie w polu Account, a następnie kliknij Continue.
Kolejny etap to dalsze uzupełnianie konfiguracji, tym razem należy wskazać pola, które mają być przekazane i uzupełniane w ramach szansy sprzedaży.
Customer ID — jest to ID klienta uzyskane w ramach poprzedniego kroku — często dostępne pod Attributes Id,
Employee ID — jeżeli szansa ma być przypisana do tego samego opiekuna, co klient, wskaż z listy Attributes Parent User ID,
Title — jest to pole wymagane, proponujemy nazwisko z Google forms oraz Attributes Id z Berg System,
Selling Process ID — z wyświetlonej listy wybierz proces, do którego mają wpadać zakładane szanse,
Lead (Lead Market) - zaznacz True, jeśli chcesz, aby nowa szansa pojawiała się na liście w Giełdzie Leadów.
Selling Process Step ID — w tym polu należy wskazać ID konkretnego kroku, na który ma być przypisana szansa,
Podpowiedź
Aby uzyskać ID kroku w procesie sprzedaży, przejdź do Ustawienia systemu > Procesy sprzedaży i odszukaj na liście wskazany w Zapierze proces.
Kliknij Zarządzaj krokami, a następnie zanotuj lub skopiuj numer ID, który znajduje się obok nazwy kroku w procesie.
Po uzupełnieniu omówionych wyżej pól kliknij Continue, a następnie Test step w ramach kroku testowego.
Jeśli weryfikacja przebiegnie pomyślnie, całość procesu zapisz klikając Publish.