W instrukcji został opisany proces tworzenia klienta z jednoczesnym dodaniem do wskazanego procesu sprzedaży za pośrednictwem Zapiera.
Utworzony Zap będzie odbierał dane z formularza umieszczonego na stronie WWW, a następnie tworzył nowy kontakt w CRM wraz z powiązaną szansą sprzedaży lub leadem.
Aby móc skorzystać ze wskazówek w tej instrukcji, Twój system musi mieć wykonaną integrację z Zapierem. Jeśli jeszcze takiej nie masz, zajrzyj do instrukcji: Integracja Berg System z Zapier.
Przejdź na stronę Zapiera i zaloguj się na swoje konto. Następnie kliknij przycisk Zap, aby rozpocząć proces dodawania.
Krok 1
Po kliknięciu w przycisk dodawania zapa, zostanie wyświetlony schemat, na którym ułożysz przepływ akcji. W pierwszym kroku kliknij w Trigger.
Następnie w wyświetlonym oknie wyszukaj i kliknij „Webhooks”.
W polu Trigger event wybieramy „Catch Hook”, a następnie klikamy Continue.
Na kolejnym wyświetlonym etapie nic nie wybieramy – klikamy od razu Continue.
Po wcześniej wykonanych akcjach pojawi się Webhook URL - jest to adres endpointu wygenerowanego przez Zapier, na który nasza strona będzie wysyłać dane.
Webhook URL należy skonfigurować po stronie serwera aplikacji odpowiedzialnego za przesyłanie danych z formularza. Nie należy udostępniać adresu webhooka bezpośrednio w publicznie dostępnym kodzie frontendowym strony.
Następnie wypełniamy formularz na naszej stronie i klikamy „Test trigger”, aby Zapier pobrał przesłane dane.
Jeżeli test trigger wykryje wysłaną odpowiedź, to wybieramy ją z listy – w razie potrzeby klikamy „Find new records” by Zapier zaciągnął nowo wysłane odpowiedzi.
Następnie klikamy „Continue with selected record”.
Krok 2
W wyszukiwarce dodawania akcji drugiego kroku wpisz Berg System i wybierz najnowszą wersję (bez dodatkowego oznaczenia).
Następnie w polu Action event wskaż opcję Create Customer.
W polu Account wybierz zintegrowane z Zapierem konto Berg System. Po wskazaniu konta kliknij Continue.
Kolejny krok to wskazanie w konfiguracji, które wymagane pola z Berg System będą uzupełniane.
Firstname — imię z webhooka
Lastname — nazwisko z webhooka
Email — email z webhooka (opcjonalnie)
Phone — telefon z webhooka (opcjonalnie)
Employee ID — ID opiekuna/pracownika z Berg System - jeśli nie chcesz wskazywać konkretnego użytkownika do szansy, przypisz użytkownika o ID 1.
Po wskazaniu pól kliknij Continue.
Podpowiedź
ID opiekuna znajdziesz na widoku Zespół Tabela w kolumnie ID.
Jeśli nie widzisz takiego pola lub kolumny, sprawdź w Zarządzaniu polami, czy jest aktywne.
W kolejnym kroku klikamy Test step.
Jeżeli dane są poprawne i np. nie znajdują się już w systemie, test powinien przejść prawidłowo tzn. wysłać dane tego klienta do naszego systemu w CRM (na tym etapie możemy sprawdzić, czy faktycznie on trafił i czy wszystkie dane przeniosły się poprawnie).
Jeżeli chcemy dla tego klienta dodatkowo utworzyć Szanse sprzedaży w naszym systemie, to wykonujemy Krok 3. W innym wypadku klikamy Publish.
Krok 3
Klikamy Plusik, aby dodać nową akcję w procesie.
Podobnie jak w poprzednim kroku, należy wybrać aplikację Berg System, a spośród dostępnych akcji w Action event — Create Sale Opportunity.
Konto użyte w poprzedni kroku zostanie powiązane automatycznie w polu Account, więc żadna akcja nie jest potrzebna, a następnie kliknij Continue.
Kolejny etap to dalsze uzupełnianie konfiguracji, tym razem należy wskazać pola, które mają być przekazane i uzupełniane w ramach szansy sprzedaży.
Customer ID — jest to ID klienta uzyskane w ramach poprzedniego kroku — często dostępne pod Attributes Id,
Employee ID — jeżeli szansa ma być przypisana do tego samego opiekuna, co klient, wskaż z listy Attributes Parent User ID,
Title — jest to pole wymagane, proponujemy nazwisko z formularza oraz Attributes Id z Berg System,
Selling Process ID — z wyświetlonej listy wybierz proces, do którego mają wpadać zakładane szanse,
Lead (Lead Market) - zaznacz True, jeśli chcesz, aby nowa szansa pojawiała się na liście w Giełdzie Leadów.
Selling Process Step ID — w tym polu należy wskazać ID konkretnego kroku, na który ma być przypisana szansa.
Podpowiedź
Aby uzyskać ID kroku w procesie sprzedaży, przejdź do Ustawienia systemu > Procesy sprzedaży i odszukaj na liście wskazany w Zapierze proces.
Kliknij Zarządzaj krokami, a następnie zanotuj lub skopiuj numer ID, który znajduje się obok nazwy kroku w procesie.
Po uzupełnieniu omówionych wyżej pól kliknij Continue, a następnie Test step w ramach kroku testowego.
Jeśli weryfikacja przebiegnie pomyślnie, całość procesu zapisz klikając Publish.