W Berg System umożliwiamy tworzenie różnego rodzaju ankiet, w tym dedykowane do zgód RODO, ale również własnych zgód dodanych w systemie.
Ten specjalny typ ankiety możemy znaleźć w Ankiety > Zarządzanie ankietami, zakładka Zarządzanie Zgodami Klienta.
Konfiguracja ankiety
Aby dodać pierwszą tego typu ankietę, należy kliknąć Dodaj formularz zarządzania zgodami.
Zostanie wyświetlone standardowe pytanie dla ankiet: Chcesz utworzyć przykładową ankietę w systemie. Będziesz mógł ją w przyszłości wyedytować lub usunąć. Czy kontynuować? - klikamy Tak.
Po tym utworzy się przykładowa ankieta Zgód RODO o nazwie Formularz zarządzania zgodami. Będzie widoczna w zakładce Aktywne.
Klikając w jej nazwę, przechodzimy do szczegółów ustawień. Można je podzielić na dwie części. W górnej znajdują się informacje o formularzu oraz opcje dodania załączników i udostępniania ankiety.
W drugiej części znajdują się dane podstawowe ankiety.
Pod ramką z pozostałymi ustawieniami wyświetlone są zgody, które zostaną przekazane klientowi, by mógł nimi zarządzać. Ich wstępne ustawienie to niewymagane, ale w razie potrzeby można to zmienić.
Istnieje również możliwość dodania własnych zgód do ankiety, w tym celu klikamy Dodaj zgody.
Zostanie wyświetlona lista istniejących zgód dodatkowych, które w dowolnej ilości można dodać do ankiety, wskazując konkretną zgodę i potwierdzając przez kliknięcie Dodaj.
Dodatkowo można na tego rodzaju ankiecie dodać inne pola dla Osób i Firm, którymi będzie można zarządzać. Są one wyłączone dla ankiet przeznaczonych do zarządzania zgodami, ale w razie potrzeby można je oznaczyć jako aktywne.
Zwróć uwagę!
Pola takie jak imię, nazwisko, numer telefonu oraz adres mailowy znajdują się na liście pól do aktywacji, ale nawet po ich wyświetleniu na krokach ankiety pozostaną nieedytowalne.
Proces wysyłki ankiety
Aby opublikować formularz inicjujący proces zarządzania zgodami, należy skopiować go
z części o nazwie udostępnianie ankiety, a dokładnie z pola o nazwie Adres formularza.
Opublikowany na stronie przedstawia się w następujący sposób:
Po wpisaniu adresu mailowego klientowi wyświetli się komunikat: Jeśli podany adres e-mail znajduje się w naszej bazie użytkowników, to otrzymasz od nas wiadomość. Sprawdź swoją skrzynkę e-mailową teraz.
Ten sam widok wyświetli się jednakowo dla osób, które posiadają dane w Berg System, jak i dla nieistniejących kontaktów.
Jeśli kontakt znajduj się w bazie, na wpisany adres e-mail zostanie wysłana wiadomość o krótkiej treści z przyciskiem umożliwiającym przejście do zarządzania zgód oraz linkiem.
Po kliknięciu w link zostanie wyświetlona ankieta, zawierająca w sobie pola i zgody włączone w konfiguracji ankiety.
Klient zaznacza w dowolny sposób jedną odpowiedź przy każdej zgodzie, bądź jeśli jest ustawiona jako niewymagana, może nic nie zaznaczać. Całość zmian należy zatwierdzić przyciskiem Przejdź dalej.
Na koniec zostanie wyświetlony komunikat z podziękowaniem za aktualizację zgód. Wyniki zostaną odnotowane na karcie klienta. Poniżej treści zgody zostanie wpisane, kto, kiedy i za pomocą której ankiety modyfikował dane zgody.
Dodatkowo tak jak inne ankiety i ta zostanie odnotowana na karcie klienta w zakładce Ankiety.
Jest wyświetlana również z innymi ankietami tego typu w zakładce Odpowiedzi po przejściu w edycję i ustawienia właściwego formularza.
