W Berg System umożliwiamy tworzenie różnego rodzaju ankiet, w tym dedykowane do zgód RODO, ale również własnych zgód dodanych w systemie.
Ten specjalny typ ankiety możemy znaleźć w Ankiety > Zarządzanie ankietami, zakładka Zarządzanie Zgodami Przez Klienta.
Konfiguracja ankiety
Aby dodać pierwszą tego typu ankietę, należy kliknąć Dodaj formularz zarządzania zgodami.
Zostanie wyświetlone standardowe pytanie dla ankiet: Chcesz utworzyć przykładową ankietę w systemie. Będziesz mógł ją w przyszłości wyedytować lub usunąć. Czy kontynuować? - klikamy Tak.
Po tym utworzy się przykładowa ankieta Zgód RODO o nazwie Formularz zarządzania zgodami. Będzie widoczna w zakładce Aktywne.
Klikając w jej nazwę, przechodzimy do szczegółów ustawień. Można je podzielić na dwie części. W górnej znajdują się informacje o formularzu oraz opcje dodania załączników i udostępniania ankiety.
W drugiej części znajdują się dane podstawowe ankiety.
Pod ramką z pozostałymi ustawieniami wyświetlone są zgody, które zostaną wyświetlone klientowi, by mógł nimi zarządzać. Ich wstępne ustawienie to aktywne, ale niewymagane.
Istnieje również możliwość dodania własnych zgód do ankiety, w tym celu klikamy Dodaj zgodę.
Zostanie wyświetlona lista istniejących zgód dodatkowych, które w dowolnej ilości można dodać do ankiety, wskazując konkretną zgodę i potwierdzając przez kliknięcie Dodaj.
Dodatkowo można na tego rodzaju ankiecie dodać inne pola dla Osób i Firm, którymi będzie można zarządzać. Są one wyłączone dla ankiet przeznaczonych do zarządzania zgodami, ale w razie potrzeby można je oznaczyć jako aktywne.
Proces wysyłki ankiety
Aby opublikować formularz inicjujący proces zarządzania zgodami, należy skopiować go
z części o nazwie udostępnianie ankiety, a dokładnie z pola o nazwie Adres formularza.
Opublikowany na stronie przedstawia się w następujący sposób:
Po wpisaniu adresu mailowego klientowi wyświetli się komunikat: Jeśli podany adres e-mail znajduje się w naszej bazie użytkowników, to otrzymasz od nas wiadomość. Sprawdź swoją skrzynkę e-mailową teraz.
Ten sam widok wyświetli się jednakowo dla osób, które posiadają dane w Berg System, jak i dla nieistniejących kontaktów.
Jeśli kontakt znajduj się w bazie, na wpisany adres e-mail zostanie wysłana wiadomość o krótkiej treści z przyciskiem umożliwiającym przejście do zarządzania zgód oraz linkiem.
Po kliknięciu w link zostanie wyświetlona ankieta, zawierająca w sobie pola i zgody włączone w konfiguracji ankiety.
Klient zaznacza w dowolny sposób jedną odpowiedź przy każdej zgodzie, bądź jeśli jest ustawiona jako niewymagana, może nic nie zaznaczać. Całość zmian należy zatwierdzić przyciskiem Przejdź dalej.
Na koniec zostanie wyświetlony komunikat z podziękowaniem za aktualizację zgód. Wyniki zostaną odnotowane na karcie klienta. Poniżej treści zgody zostanie wpisane, kto, kiedy i za pomocą której ankiety modyfikował dane zgody.
Dodatkowo tak jak inne ankiety i ta zostanie odnotowana na karcie klienta w zakładce Ankiety.
Jest wyświetlana również z innymi ankietami tego typu w zakładce Odpowiedzi po przejściu w edycję i ustawienia właściwego formularza.
