Przeniesienie bazy klientów może być bardzo proste, wystarczy przeprowadzić import. Berg System umożliwia przeprowadzenie kilku rodzajów importów: osób, firm, współpracowników, sprzedaży, szans sprzedaży, rat, wydarzeń oraz środków trwałych.

W tej instrukcji zostanie przedstawiony podstawowy import osób.

Aby przejść do importów, należy wybrać Ustawienia systemu > Import danych, jest to pierwszy sposób.

Drugim sposobem przejścia do importów jest zakładka w Kontakty > Osoby, podobnie w przypadku firm Kontakty > Firmy.

Znajdując się w imporcie danych, należy zwrócić uwagę na wybraną opcję importu, domyślnie jest wybrany import osób, ale w zależności od potrzeb należy się właściwy import.

Niezwykle istotną kwestią jest przygotowanie do importu. Należy przemyśleć, które dane chcemy przenieść i czy w Berg System znajdują się odpowiadające im pola. Jeśli nie, polecamy zapoznanie się z artykułem na temat pól dodatkowych. Następnie należy przygotować odpowiednio plik csv. Odpowiednie przygotowanie tych dwóch elementów sprawi, że import przebiegnie bardzo szybko i sprawnie.

Aby dodać plik z danymi, należy przeciągnąć załącznik w formacie CSV i upuścić we wskazanym polu.

Jeśli przeciągnięty plik będzie posiadał odpowiedni format, dane z niego zostaną zaczytane i wyświetlone w postaci kolumn odpowiadających informacjom w pliku.

Na tym etapie zaczyna się właściwe mapowanie danych, należy wskazać te informacje, które mają być przeniesione do Berg System.

To takie jak imię i nazwisko, pesel, data urodzenia, pesel, numer dowodu osobistego, ID opiekuna itd.

Pomarańczowe kafelki znajdujące się powyżej danych z pliku należy przeciągnąć do odpowiedniej kolumny i wskazać dane, których dotyczy. W przypadku pokazanym na obrazku powyżej są to imię i nazwisko. Kolejne dane, jakie w omawianym przypadku zostaną zaimportowane to również PESEL, ID opiekuna oraz pochodzenie.

Jeśli prócz importu osób, planowane jest przeprowadzenie importu sprzedaży, polecamy dodanie do danych PESEL. Po tym numerze zostanie rozpoznany kontakt do przypisania sprzedaży.

Warto podczas importu przypisać opiekuna do dodawanych kontaktów. Można to zrobić na dwa sposoby, jeśli jest więcej niż jeden najlepiej tę informację umieścić w importowanym pliku. Będzie to numer ID opiekuna, który można uzyskać z tabeli Zespół > Tabela:

Uzyskany numer należy uwzględnić w pliku, a następnie zmapować.

Istnieje również druga opcja, która umożliwia przypisanie tego samego opiekuna do wszystkich dodawanych raportów. Po włączeniu przycisku Przypisz do opiekuna zostanie wyświetlone pole Opiekun, które daje możliwość wybrania odpowiedniej osoby z listy.

Informacje o pochodzeniu można uzyskać z Ustawień systemu > Zarządzanie polami, po odszukaniu pola Pochodzenie w odpowiedniej zakładce. Jeśli kontakt ma pochodzić np. z Polecenia, należy wpisać nr 3 w odpowiedniej kolumnie pliku do importu.

Podobnie oznaczamy pola, dopasowując kafelki do kolumn z pliku, przechodząc przez kolejne zakładki importu.

W tym miejscu znajdują się odnośniki do pól dodanych przez użytkownika, informacje o sposobie dodawania tego rodzaju pól znajdują się tutaj.

Został zastosowany zapis skrótowy nazw zgód, są to:

Sama treść, czy nazwy zgód wyświetlanych w systemie są edytowalne Ustawienia systemu >RODO, ale zapis na kafelkach dostępnych podczas importu jest niezmienny. W tej zakładce wyświetlane są również własne zgody RODO.

Przy mapowaniu w przypadku zgód RODO należy zastosować oznaczenie 1 - TAK, 2 - NIE.

Po oznaczeniu kolumn odpowiednimi nagłówkami można przejść do właściwego importu.

Po kliknięciu Import, wrzucony plik i znajdujące się w nim informacje zostaną dodane do systemu.

Po chwili pojawi się komunikat: Dane zaczytane, dostaniesz powiadomienie po zakończeniu importu.

Chwilę po tym zostaniesz przeniesiony do zakładki Ustawienia systemu > Historia importów, gdzie zostanie wyświetlony raport.

Istotne dane, które zostaną wyświetlone to:

Dane dotyczące historii importu zostaną wyświetlone po kliknięciu nazwy pliku importowanego. Podstawową informacją jest liczba poprawnie i niepoprawnie przesłanych wierszy.

Raport po imporcie dzieli błędy na kategorie, tak aby łatwiej było rozpoznać ich przyczynę. Bardzo często w plikach sprzedażowych występują zdublowane wpisy, tak też jest w naszym przypadku.

Wpis istnieje

Po przyjściu w odpowiednią zakładkę zostaną wyświetlone podwojone wpisy.

System daje możliwość podjęcia działań na wyznaczonych rekordach, w tym przypadku można albo usunąć zdublowany wpis, albo go dodać niezależnie od błędu po imporcie przez opcję działań masowych.

W tym calu należy zaznaczyć odpowiednie rekordy, wybrać czy dodać, czy usunąć i zatwierdzić przyciskiem Zastosuj.

Brak opiekuna

Inny częsty przypadek błędów w imporcie to brak przypisanego opiekuna. Nie oznacza to, że w pliku przesyłanym nie było takich danych. Błąd pojawił się, ponieważ prawdopodobnie nie było kodu ID w kolumnie danych opiekuna, więc system nie przypisał rekordu właściwie.

W takiej sytuacji najlepiej zastosować opcję Usunięcia importu, poprawy pliku i ponownego przeprowadzenia importu. Jeśli takich wpisów bez opiekuna jest stosunkowo mało, można również dodać te wpisy masowym działaniem i na karcie klientów dodać właściwego opiekuna.

Berg System umożliwia również usuwanie całego importu, jeśli zajedzie taka potrzeba. W tym celu należy, będąc w historii importu, wybrać przycisk Usuń import oznaczony czerwoną czcionką.

Po tej akcji system zapyta ponownie: Czy jesteś pewien? Tej czynności nie można cofnąć!. Kliknięcie Tak, usuń! spowoduje ostateczne potwierdzenie usunięcia.

Na koniec zostanie wyświetlony komunikat: Dane są w trakcie usuwania, dostaniesz powiadomienie po zakończeniu usuwania.