Aby udostępnić pracownikom plik lub dokument w Intranecie, w pierwszej kolejności należy go dodać.
W części menu, przeznaczonej dla admina odszukujemy i klikamy Zarządzaj plikami.
W ramach Plików, można dodawać dowolnie podkatalogi do katalogu głównego.
Dalej w ramach podkatalogów możemy dodać pliki bądź kolejne podkatalogi, tak aby odpowiednio zorganizować swoje dokumenty.
Dodanie pliku
W kolumnie Akcje odszukujemy i klikamy symbol + oraz wybieramy opcję Plik.
Po tym zostanie otwarte okno dodawania pliku, w którym należy nadać Nazwę pliku oraz dołączyć plik z komputera poprzez opcję Wybierz plik. Zatwierdzamy przyciskiem Zapisz.
Nadawanie dostępów
Dodany plik będzie się wyświetlał w wybranym miejscu np. w podkatalogu. Aby nadać uprawnienia użytkownikom, aby mogli go zobaczyć w sekcji Pliki.
W linii obok nazwy dokumentu wyświetlają się opcje dostępne w ramach wrzuconego pliku, należy kliknąć symbol ołówka.
Po tym wyświetli się okno zbliżone wyglądem do tego służącego dodaniu pliku, z tą różnicą, że będą w nim dodatkowe opcje. Wśród nich przycisk Dostępy, który należy wybrać.
W ramach Dostępów znajdziemy trzy opcje: dla grup, stanowisk oraz użytkowników.
Poniższy przykład przedstawi nadanie dostępów dla grup, ale sam proces wygląda podobnie dla stanowisk i użytkowników.
Po wybraniu odbiorców pliku klikamy Przydziel dostęp.
W ramach właściwego okna przyznawania dostępów znajduje się wyszukiwarka, w której wybieramy odpowiednie grupy. Dodatkowo można zaznaczyć opcję wysłania powiadomienia dla użytkowników grup oraz wpisać dodatkową treść do powiadomienia.
Po uzupełnieniu danych w polach klikamy przycisk Zapisz. Po zapisie w odpowiedniej zakładce będzie się wyświetlać informacja o przyznanych dostępach.
Uwaga!
Jeśli dodajesz plik do Intranetu i chcesz mieć do niego dostęp w menu Pliki, musisz również nadać dostęp sobie, jeśli nie znajdujesz się w grupie, której został udostępniony.
Dodanie pliku jako admin nie równa się z dostępem do niego w ramach Plików.