Przeprowadzenie importu na pierwszy rzut oka, może wydawać się trudne. W tej instrukcji postaramy się wyjaśnić jak ułatwić sobie ten proces.
Pobranie raportu z TU
W pierwszej kolejności należy się zalogować do systemu TU, z którego będzie pobierany raport. W omawianym przypadku jest to Ergo Hestia/MTU.
ERGO HESTIA
W przypadku Ergo Hestia odszukujemy w menu Obsługa, następnie wybieramy Agent oraz Raport klientów i polis.
MTU
Po przełączeniu do systemu MTU odszukujemy sekcję Raporty i klikamy Polisy.
Po chwili włączy się raport polisowy z rozbudowanym menu po prawej stronie.
Z menu wybieramy pola, które są wymagane do prawidłowego importu. W pierwszej kolejności wyznaczamy zakres dat raportu.
Następnie pozostałe wymagane pola w poszczególnych sekcjach w menu, dla przykładu w kolumnach podstawowych: Ubezpieczający, Składka, Nr polisy, Data zatwierdzenia polisy.
Polecamy przejrzeć wszystkie dostępne pola i zaznaczyć te wymagane do importu. W przypadku Berg System obowiązkowe pola do importu pliku z polisami to:
numer polisy
data podpisania
data rozpoczęcia ochrony
data wznowienia
data zakończenia
wartość polisy
data pierwszej raty
PESEL / NIP
Jeśli przy okazji importu ma być założona karta klienta, należy pobrać również:
imię klienta (osobna kolumna)
nazwisko klienta (osobna kolumna)
nazwę firmy
Ważne!
Do pobranego pliku, przed importem do Berg System, należy dodać kolumny z danymi, których nie można pobrać z TU, takie jak ID produktu z Berg System, o którym piszemy w osobnym artykule: Skąd pobrać ID produktu?. Jeśli imię i nazwisko ubezpieczającego są w jednej kolumnie, należy je rozdzielić na dwie osobne kolumny.
Po wskazaniu wszystkich pól, z których dane mają być przekazane z TU do Berg System klikamy przycisk do pobrania pliku znajdujący się zaraz za polem Filtruj listę.
Import raportu do Berg System
Gdy już posiadamy plik, który będzie importowany przechodzimy do Berg System, a dokładnie do modułu Sprzedaż > Sprzedaż-Tabela, zakładka Import.
Uwaga!
Prawidłowy format pliku do importu to csv. Jeśli nie wiesz, jak go uzyskać, sprawdź naszą Bazę Wiedzy: Jak prawidłowo zapisać plik CSV?
W kolejnym kroku mapujemy dane z pliku, wskazując te, które przeniosą się do systemu. Na kolejnych obrazkach prezentujemy pola, które odpowiadają pobranym z TU.
Po zakończeniu procesu przypisywania pól z raportu TU do pól w Berg System zalecamy zapisanie układu jako szablonu. Aby to zrobić, należy zaznaczyć Zapisz szablon i podaj nazwę oraz wpisać nazwę w pustym polu.
Pozwoli to skrócenie pracy przy kolejnych importach, ponieważ po wybraniu zapisanego szablonu, pola przypiszą się automatycznie, zgodnie z zapisaną kolejnością.
Zalecamy również zaznaczyć: Nie uwzględniaj 1 wiersza, co w praktyce oznacza pominięcie nagłówków kolumn z pliku csv.
Zwróć uwagę!
Jeśli w raporcie od Ergo Hestia pojawi się nazwa raportu w pierwszej linii, przed zmianą formatu na csv polecamy jej usunięcie, ponieważ podczas importu umożliwiamy ignorowanie jedynie pierwszej linii tabeli.
Po oznaczeniu odpowiednich pól i kolumn klikamy Importuj i plik zostaje zaczytany.
Ważne!
Aby korzystać z szablonów, plik wrzucany do importu musi mieć takie sam układ pól, jaki był zapisany w szablonie. W przeciwnym razie dane mogą nie zostać zaczytane poprawnie.
O rezultacie importu informuje osobny komunikat.
Po chwili zostaniesz przeniesiony do Raportu z importu sprzedaży, który szczegółowo przedstawi rezultaty przeprowadzonej operacji.
Dane dotyczące historii importu zostaną wyświetlone po kliknięciu nazwy pliku importowanego. Zostanie wyświetlone podsumowanie oraz tabela z danymi szczegółowymi i ewentualnymi błędami.
Zobacz też: